Digitalisering utan kaos, välj tre processer först

För fem år sedan kostade ett enkelt digitalt formulärprojekt ofta 120 000 kr och tog en hel sommar. I dag kan samma effekt kosta 30 000 till 60 000 kr och vara klart på två till fyra veckor, om du väljer rätt sak att bygga först.

Det vanliga misstaget jag ser hos VD:ar är att man börjar med verktyget. Någon nämner ett nytt CRM system, alltså ett kundsystem som samlar leads, offerter och kunddata, och så drar man igång en stor upphandling. Eller så säger någon att ni måste ha ett intranät, alltså en intern webb för dokument och nyheter, och plötsligt är det där projektet årets stora grej.

Problemet är att ni då digitaliserar runt organisationen, inte runt flödet av arbete. Resultatet blir ofta dubbla arbetssätt, mer administration och en känsla av att allt blev dyrare men inte enklare.

Jag har suttit i möten där man har lagt 250 000 kr på ett nytt system, och efter sex månader jobbar säljarna ändå i Excel. Inte för att de är motsträviga, utan för att processen aldrig blev tydlig. Systemet blev en extra uppgift, inte ett stöd.

När jag hjälper ett bolag komma igång utan kaos börjar jag alltid kronologiskt med friktionen, alltså var tid och energi faktiskt läcker i vardagen. Jag ber teamet att skriva ner tre återkommande moment som känns onödigt manuella. Sen räknar vi.

"Om du inte kan räkna på tidsvinsten, då gissar du."

Rätt approach är att välja tre processer som uppfyller tre krav. De händer ofta, de är tydliga från start till mål, och de påverkar pengar. Inte allt på en gång, utan tre som ger effekt snabbt och skapar förtroende internt.

Här är mina tre vanligaste förstaval för företag med 5 till 100 anställda:

• Lead till möte, alltså från inkommande förfrågan till bokad tid i kalendern
• Offert till signering, alltså från färdig offert till att kunden skriver på
• Support eller ärendehantering, alltså frågor från kunder som annars fastnar i inkorgar

Ta lead till möte som exempel. Misstaget är att ni bygger om hela sajten, byter CMS, alltså publiceringsverktyget, och hoppas att fler ska höra av sig. Rätt start är ofta enklare. Ett tydligt formulär, kopplat till en gemensam inbox eller ett enkelt kundsystem, och en automatisk bekräftelse till kunden.

Jag har sett bolag som får 40 leads i månaden där 25 procent faller bort för att svarstiden är för lång. Om ni tjänar 30 000 kr i täckningsbidrag per affär, och ni tappar två affärer i månaden, då kostar det 60 000 kr per månad. Att lägga 50 000 kr på att korta svarstiden kan då betala sig på under en månad.

Nästa steg är offert till signering. Misstaget är att tro att en snygg offertmall löser allt. Det gör den inte om det fortfarande kräver fem personer, tre versioner och en PDF som måste skrivas ut. Rätt approach är att standardisera tre paket, få in rätt godkännanden tidigt och använda e signering, alltså att kunden signerar digitalt med BankID eller liknande.

"Snabbare affär är ofta billigare än mer marknadsföring."

Om ni skickar 20 offerter i månaden och snittet från skickad offert till signering är 21 dagar, då binder ni både kapital och energi. Får ni ner det till 10 dagar frigör ni tid för fler affärer, och ni minskar risken att kunden hinner kalla in fler leverantörer. Ett rimligt projekt här kan kosta 40 000 till 90 000 kr beroende på hur rörigt det är i dag, och tar ofta tre till sex veckor.

Den tredje processen är support eller ärendehantering. Misstaget är att låta allt gå till en person som är duktig och snäll. Det funkar tills den personen är sjuk, eller säger upp sig. Rätt approach är ett enkelt ärendeflöde där varje fråga får ett nummer, en ansvarig och en status. Det kan vara i ett supportverktyg, eller i ett enklare system ni redan har, poängen är spårbarhet.

Resultatet av att börja så här är nästan alltid samma sak. Mindre stress, färre tappade bollar och tydligare ansvar. Jag brukar se att ett bolag kan frigöra 5 till 15 timmar i veckan ganska snabbt, utan att anställa. Räknar du 800 kr per timme i intern kostnad är det 4 000 till 12 000 kr i veckan, alltså 16 000 till 48 000 kr per månad.

Det fina är att när de tre första processerna sitter blir nästa beslut mycket enklare. Då kan ni byta system om ni behöver, men ni gör det med en tydlig kravbild. Inte för att någon trendade på LinkedIn. Om du vill ha hjälp att räkna på vilka tre processer som är rätt hos er kan du läsa mer på darek.se, men du kan göra första analysen själv redan i eftermiddag.

Det viktigaste jag har lärt mig är att framgångsrik digitalisering börjar med en liten, mätbar vardagsvinst som alla kan känna, inte med ett stort projekt som ingen orkar äga.