Undvik dolda kostnader vid upphandling av IT-tjänster

Undvik dolda kostnader vid upphandling av IT-tjänster

En VD jag jobbade med i höstas var nöjd redan efter första leverantörsmötet. Offerten såg bra ut, 180 000 kr för ett nytt intranät och “allt ingår”. Tre månader senare hade notan passerat 320 000 kr och stämningen internt var rätt sur.

Det var inte för att leverantören var ond. Det var för att offerten var skriven så att allt som gjorde lösningen användbar hamnade utanför.

Här är hur jag brukar hjälpa kunder att undvika de klassiska fällorna, utan att du behöver bli tekniker.

Vanliga ställen där kostnader gömmer sig

Otydliga gränser för vad som ingår

Om du ser formuleringar som “implementation”, “konfiguration” eller “standardsetup” så ska du direkt be om en förklaring i vanlig svenska. Implementation betyder ofta att de installerar och sätter upp, men inte att de anpassar efter era arbetssätt.

Be dem skriva ut konkreta leveranser. Till exempel “5 mallar för sidor”, “2 utbildningstillfällen” och “startklar för 50 användare”. När det är tydligt blir det svårt att fakturera “extra” för sådant du trodde ingick.

Licenser och användare som växer

Många IT tjänster prissätts per användare och månad. Det kan vara helt rimligt, men det är också där kostnaden smyger iväg när ni anställer eller när fler avdelningar vill vara med.

Räkna på ett realistiskt scenario. Om ni är 40 personer i dag men planerar att bli 55 inom 12 månader och licensen kostar 220 kr per användare och månad, då går ni från cirka 105 600 kr per år till cirka 145 200 kr per år. Skillnaden är 39 600 kr, varje år. Den ska in i budgeten redan nu.

Integrationer som “inte ingår”

Integration betyder att två system pratar med varandra, till exempel att kunddata från ert CRM hamnar i ert nyhetsbrevssystem. Det är nästan alltid dyrare än man tror, för det kräver test och ansvar.

Jag brukar be leverantören svara på en enkel fråga. Vilka system ska kopplas ihop, och vad händer om något slutar fungera. Om svaret är luddigt kommer ni betala för felsökning senare.

Support och förvaltning efter lansering

Många offerter är billiga för att de slutar vid lansering. Sen kommer “förvaltning” som en separat kostnad. Förvaltning är helt enkelt löpande arbete, uppdateringar, småfix, säkerhetsuppdateringar och hjälp när någon internt fastnar.

Be om två priser. Ett för projektet och ett för drift och support per månad. En vanlig nivå för små och medelstora bolag kan vara 5 000 till 15 000 kr per månad beroende på hur mycket som ingår. Utan den raden blir offerten en halvsanning.

Test, innehåll och utbildning hamnar på er

När jag ser en offert som saknar tid för test och utbildning så vet jag att kunden kommer få betala ändå, bara på ett annat sätt. Antingen som extra timmar från leverantören, eller som intern tid som aldrig budgeterades.

Säg att tre personer hos er lägger 20 timmar var på att “fixa innehåll” och “testa”. Det är 60 timmar. Om ni räknar 700 kr per timme i intern kostnad är det 42 000 kr. Det är en riktig kostnad även om ingen skickar en faktura.

"Det viktiga är inte att pressa priset. Det är att köpa rätt sak, med öppna kort."

Fem frågor som brukar spara mest pengar

Ställ de här frågorna innan du signerar, och kräv skriftliga svar.

• Vad ingår inte, uttryckligen
• Vad kostar förändringar, och vad räknas som en förändring
• Vad kostar drift, support och uppdateringar per månad
• Vilka beroenden finns, till exempel licenser eller andra leverantörer
• Hur ser acceptanskriterier ut, alltså hur vi vet att det är klart

Så får du kontroll utan att bromsa affären

Jag gillar fasta paketpriser, men bara när omfattningen är tydlig. Om ni fortfarande “utforskar” lösningen, då är ett fast pris ofta en illusion som senare blir ändringsorder.

Ett bra mellanting är att börja med en kort förstudie. Förstudie betyder att ni köper 1 till 2 veckor där leverantören tar fram en konkret plan, skissar flöden och listar alla kostnadsdrivare. Den brukar kosta 25 000 till 60 000 kr, men kan spara 100 000 kr i missförstånd.

När jag hjälper kunder via darek.se brukar vi också räkna på ROI, alltså avkastning på investeringen, med enkla antaganden. Om en ny självserviceportal sparar 10 supportärenden i veckan och varje ärende i snitt kostar 15 minuter av en medarbetare som kostar 600 kr per timme, då sparar ni 10 x 0,25 x 600 = 1 500 kr per vecka. På ett år blir det cirka 78 000 kr. Då vet du hur mycket projektet får kosta innan det blir svårt att motivera.

Det viktiga är inte att pressa priset. Det är att köpa rätt sak, med öppna kort, så att du kan hålla budget och slippa överraskningar.

"En kort förstudie kan kosta 25 000 kr – men spara 100 000 kr i missförstånd."

Så, vilken rad i din senaste IT offert är du egentligen mest rädd för att fråga om?